Quy trình gửi bài trên hệ thống tạp chí phát triển khoa học và công nghệ ĐHQG-HCM
1. Đăng kí tài khoản với Tạp chí
Để nộp bài cho một tạp chí thuộc hệ thống Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ, đầu tiên tác giả phải đăng ký tài khoản là một tác giả.
Để đăng ký tài khoản, click vào ô Register ở góc trên bên phải màn hình.
Tác giả điền đầy đủ thông tin yêu cầu để đăng ký tài khoản theo mẫu sau:
Tất cả các mục có dấu hoa thị (Tên, họ, liên kết, quốc gia, email, tên người dùng, mật khẩu, mật khẩu lặp lại) là bắt buộc.
Tác giả sẽ được tự động đăng ký với tư cách là một Đọc giả và một Tác giả. Tác giả được lựa chọn đăng ký làm chuyên gia phản biện hay không.
Sau khi đăng ký, tác giả có thể xem lại và thay đổi thông tin cá nhân.
Để xem và thay đổi thông tin, tác giả cần đăng nhập (log in), sau đó click vào Tên người dùng (username) ở góc trên, bên phải màn hình, chọn mục View Profile.
Tại đây, tác giả có thể cập nhật thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, thay đổi vai trò, thêm hình ảnh cá nhân, xác định cài đặt thông báo hoặc cập nhật mật khẩu của tác giả bằng cách click vào các tab ở trên.
Cài đặt lại Mật khẩu (Resetting your Password)
Tác giả có thể đặt lại mật khẩu của mình bằng cách:
Bước 1. Đăng nhập vào tài khoản (Log in)
Bước 2. Chọn tên người dùng của tác giả (Username) à chọn mục Xem hồ sơ (View Profile) ở góc trên bên phải của màn hình
Bước 3. Chọn tab Mật khẩu (Password)
Bước 4. Nhập mật khẩu hiện tại của tác giả và sau đó nhập mật khẩu mới của tác giả hai lần
Bước 5. Nhấn Lưu (Save)
Sau khi tác giả đăng nhập thành công, tác giả sẽ được tự động đưa đến Trang tổng quan (Dashboard) của mình.
Trang này đang còn trống vì tác giả chưa nộp bản thảo cho Tạp chí.
2. Nộp bản thảo
Bắt đầu việc nộp bản thảo bằng cách click vào tab New Submission ở phía bên phải màn hình. Thực hiện từ bước 1 đến bước 5 để gửi bản thảo cho Tạp chí và mô tả nội dung bản thảo của tác giả.
Bước 1:
Cung cấp thông tin sơ bộ về bản thảo của tác giả.
Tác giả click vào ô Section* để lựa chọn bản thảo của tác giả thuộc dạng bài báo khoa học nào (ví dụ: bài nghiên cứu, bài tổng quan…). Nếu tác giả không chắc chắn dạng bài nào là phù hợp, thì tác giả hãy đoán rồi lựa chọn.
Tác giả hãy đọc và đồng ý từng điều khoản gửi bản thảo bằng cách nhấp vào từng ô vuông. Nếu có trao đổi với Biên tập viên Tòa soạn thì tác giả hãy nhập văn bản vào mục Comments for the Editor. Tác giả hãy đọc kĩ các điều khoản về quyền riêng tư của Tạp chí, sau đó tác giả nhấp vào ô Save and Continue để lưu thông tin và chuyển qua bước 2.
- Bước 2: Một cửa sổ mới (window) sẽ mở ra để hướng dẫn tác giả tải lên file bài báo của tác giả lên trang Tạp chí.
Bước 2:
Trong bước 2, một cửa sổ mới (window) sẽ mở ra để hướng dẫn tác giả tải lên file bài báo của tác giả lên trang Tạp chí.
Đầu tiên tác giả phải chọn nội dung mà tác giả tải lên (ví dụ: Tóm tắt, toàn văn nội dung, bảng…) Điều này sẽ làm hệ thống nhận biết được file này là phần nào trong nội dung của bài báo. Tác giả phải chọn mục này trước khi tải file lên.
Sau khi lựa chọn xong, tác giả có thể tải lên file đầu tiên của mình lên. Một lưu ý quan trọng là tác giả chỉ có thể tải lên một file tại thời điểm này, những file khác có thể bổ sung sau ở các bước sau. Vì thế, thông thường file đầu tiên này sẽ là phần nội dung của bản thảo. Nhấn nút Continue sau khi hoàn thành việc tải file lên.
Sau khi tải file lên xong, tác giả sẽ được được xem lại tên của bản thảo. Tác giả có thể thay đổi tên bản thảo bằng cách nhấp vào Edit. Sau khi hoàn tất, nhấn ô Continue để tiếp tục.
Tiếp đó tác giả có thể tải tiếp những file khác lên (như là bảng dữ liệu hoặc hình ảnh…) bằng cách nhấp vào ô Add Another File.
Sau khi tác giả hoàn tất tải hết tất cả các file lên, nhấp Complete để đóng cửa sổ tải file.
Tác giả sẽ được đưa trở lại cửa sổ Gửi bản thảo (Submit an Article), tại đây tác giả có thể thấy tất cả các file mà tác giả đã tải lên. Nếu tác giả cần thay đổi thì nhấp vào mũi tên xanh ở bên trái file, chọn Edit rồi thực hiện sự thay đổi.
Nhấp Save and Continue để chuyển đến bước 3.
- Bước 3: Tác giả cần cung cấp thêm thông tin bài báo gửi đăng bao gồm tiêu đề (được chia nhỏ thành tiền tố (prefix), tiêu đề (title), phụ đề (subtitle)) và tóm tắt (abstract).
Bước 3:
Trong bước 3, tác giả cần cung cấp thêm thông tin bài báo gửi đăng bao gồm tiêu đề (được chia nhỏ thành tiền tố (prefix), tiêu đề (title), phụ đề (subtitle)) và tóm tắt (abstract).
Tác giả có thể thêm các thành viên trong nhóm nghiên cứu (như các cộng sự), bằng cách nhấp vào Add Contributor. Đường link sẽ mở ra một cửa sổ để điền thông tin các cộng sự. Sau khi điền hết thông tin xong, tác giả nhấp Save để lưu thông tin của các cộng sự.
Sau khi ấn Save, các cộng sự sẽ xuất hiện trên màn hình.
Tùy thuộc vào tạp chí mà tác giả gửi bài, tác giả có thể thấy các mục khác cần điền vào, như mục Từ khóa (Keywords).
Để nhập từ khóa, tác giả chỉ cần nhập từ hoặc cụm từ và nhấn phím Enter, từ hoặc cụm từ sẽ được định dạng như là một từ khóa.
Chọn Save and Continue để lưu và chuyển qua bước 4.
- Bước 4: Tác giả sẽ được yêu cầu xác nhận rằng tác giả hài lòng với nội dung của tác giả đã gửi. Click vào ô Finish Submission để hoàn tất quá trình gửi bài.
Bước 4:
Tác giả sẽ được yêu cầu xác nhận rằng tác giả hài lòng với nội dung của tác giả đã gửi. Click vào ô Finish Submission để hoàn tất quá trình gửi bài.
Sau khi chọn Finish Submission, một cửa sổ hiện ra và yêu cầu tác giả xác nhận quá trình nộp bài đã hoàn tất, Tác giả nhấp OK để hoàn tất.
Bước 5:
Việc gửi bản thảo của tác giả đã hoàn thành, biên tập viên sẽ được nhận một thông báo về việc Tác giả đã gửi bản thảo về tạp chí. Tại thời điểm này, tác có thể theo các đường link để xem lại bản thảo vừa gửi, hoặc gửi một bản thảo mới hay quay trở về Trang tổng quan của tác giả.
Khi tác giả hoàn tất việc nộp bản thảo, tác giả không thể thực hiện thay đổi bất kỳ thông tin gì nữa. Nếu tác giả muốn thay thế file đã gửi hoặc có thay đổi trong file bản thảo thì tác giả hãy liên hệ trực tiếp với Biên tập viên bằng cách sử dụng công cụ Pre-Preview Discussions tool.
Trang tổng quan (Dashboard): Tại đây, tác giả có thể thấy bản thảo mà tác giả vừa gửi. Tác giả có thể thấy rằng bản thảo này đang trong tình trạng đang gửi.
Trong các ngày tiếp theo, bản thảo này sẽ chuyển sang giai đoạn đánh giá, nhận xét của chuyên gia phản biện. Và nếu được chấp nhận đăng, bản thảo sẽ được chuyển qua giai đoạn biên tập và hoàn thành chế bản trước khi công bố.
Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ, ĐHQG-HCM