KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Kinh nghiệm và kỹ năng viết thư gửi tới ban biên tập cho Tạp chí Quốc tế uy tín

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay, công bố kết quả nghiên cứu trên các tạp chí quốc tế uy tín được xem là thước đo chuẩn mực của xã hội nhằm đánh giá năng lực và uy tín của các nhà khoa học, nghiên cứu. Song song với bản thảo, thư gửi tới ban biên tập (cover letter) là một tài liệu không thể thiếu và được yêu cầu nộp kèm theo trong quá trình đệ trình bản thảo đến một tập san. Thư gửi tới ban biên tập giúp cho ban biên tập của tạp chí có cái nhìn tổng quan nhanh về nội dung bài báo của bạn và đưa ra quyết định rằng bài báo của bạn có phù hợp với tạp chí của họ hay không. Đây là bức thư ngắn ngọn, xúc tích và thể hiện các điểm nổi bật tầm quan trọng về nội dung nghiên cứu của bạn nhằm thuyết phục tới ban biên tập về quyết định của họ trong việc có gửi bản thảo của bạn tới người bình duyệt (reviewer) hay không. Rõ ràng, đây là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất ảnh hưởng đến quyết định của ban biên tập. Để tránh bị từ chối ngay vòng đầu (desk rejection), trong nội dung bài viết này chúng tôi chia sẽ các kinh nghiệm và kỹ năng để viết một lá thư gửi tới ban biên tập trong quá trình gửi bản thảo cho tạp chí quốc tế uy tín.

Có một sự thật là tất cả các tạp chí khoa học hiện nay hoạt động dựa trên mô hình kinh doanh. Điều này có nghĩa là các biên tập viên phải lựa chọn các bài báo mà họ cho rằng chúng sẽ thu hút nhiều độc giả thông qua số lượng truy cập và số lượng tải các bài báo đó. Rõ ràng, đăng bài trên các tập san uy tín là một việc rất cạnh tranh. Khi các biên tập viên nhận được bản thảo của bạn, họ có rất ít thời gian để quyết định là có gửi bản thảo của bạn tới người bình duyệt hay từ chối ngay vòng đầu. Để đi đến quyết định đó, họ thường cân nhắc xem liệu bản thảo của bạn có thu hút được các độc giả của họ hay không. Ngoài việc xem xét, đánh giá tiêu đề và nội dung của bản thảo, họ xem thư gửi tới ban biên tập như một thông điệp của bạn nhằm thuyết phục họ rằng nghiên cứu của bạn có tính mới, nổi bậc và sẽ thu hút nhiều độc giả trong lĩnh vực nghiên cứu của bạn. Do đó, bạn nên đầu tư thời gian và công sức để chuẩn bị một thư gửi tới ban biên tập thật tốt và thu hút.

Thông thường, một thư gửi tới ban biên tập thường có độ dài khoảng 1 đến 2 trang A4. Ngoài các thông tin chung như logo, tên, địa chỉ liên hệ của cơ quan chủ quản và tên, học hàm, học vị, email liên hệ, số điện thoại của tác giả liên hệ, theo kinh nghiệm của chúng tôi, cấu trúc một thư gửi tới ban biên tập thường bao gồm bốn đoạn văn chính và một hình vẽ.

1. Đoạn văn mở đầu

Bạn nên mở đầu đoạn văn này bằng lời chào đích danh đến tổng biên tập của tạp chí mà bạn muốn gửi bài. Tên, học hàm, học vị của tổng biên tập nên được đề cập trong lời chào này. Tiếp đến là giải thích mục đích của lá thư này và thông tin chung về bài báo của bạn. Trong phần này bạn chỉ nên viết ngắn gọn, xúc tích trong một câu, bao gồm các thông tin như tiêu đề bài báo, tên tất cả các tác giả trong bài báo, loại bài báo mà bạn muốn nộp (communication, feature article, review article…), và tên tạp chí mà bạn muốn nộp.

2. Đoạn văn đặt vấn đề

Bạn nên mở đầu đoạn văn này bằng cách đề cập đến một số khó khăn và thách thức chung ở tầm vĩ mô trong lĩnh vực nghiên cứu của bạn. Sau đó hãy liệt kê ngắn gọn các chiến lược gần đây nhất đã được áp dụng để vượt qua các thách thức đó. Bạn đừng quên trích dẫn ra các công bố trên các tạp chí quốc tế uy tín để minh chứng cho các chiến lược mà bạn đã đề cập. Tiếp đến hãy chia nhỏ vấn đề. Hãy đề cập đến một chủ đề nhỏ rất gần với hướng nghiên cứu của bạn và những thách thức mà nó đang đối mặt. Hay nói cách khác, bạn phải đặt ra câu hỏi nghiên cứu ở phần cuối của đoạn văn này. Để làm được điều này, bạn phải có nền tảng kiến thức vững chắc về hướng nghiên cứu của bạn. Trong đoạn văn đặt vấn đề này, bạn nên viết khoảng 3-4 câu.

3. Đoạn văn giải quyết vấn đề

Đoạn văn này tập trung giải thích ngắn gọn các chiến lược, phương pháp, thuật toán… mà các công bố gần đây đã áp dụng để giải quyết câu hỏi nghiên cứu mà bạn đặt ra trong đoạn văn trên. Song song với đó, bằng các lý luận khoa học chặt chẽ, bạn nên đề cập đến chiến lược, phương pháp, thuật toán… mà bạn đã sử dụng trong bản thảo của mình như là một một phát hiện đáng chú ý và chưa được công bố. Để viết tốt đoạn văn này, lời khuyên dành cho các nhà nghiên cứu trẻ là hãy đọc thật nhiều các bài báo tóm tắt (review paper) về lĩnh vực bạn đang nghiên cứu. Bạn không nên liệt kê quá chi tiết mà hãy phân chia theo các nhóm chiến lược. Bạn cũng có thể giới thiệu khái quát và làm nổi bậc tính thời thường của các đối tượng nghiên cứu trong bản thảo của bạn. Tương tự, đoạn văn này chỉ nên bao gồm 3-4 câu.

4. Đoạn văn thể hiện tính nổi bật kết quả nghiên cứu của bạn

Không nên chép phần tóm tắt từ bản thảo của bạn vào đoạn văn này. Bạn cần nêu ra những phát hiện chính, tính mới, tại sao nó lại có ý nghĩa quan trọng và thu hút nhiều độc giả. Cách bạn giải quyết câu hỏi khoa học mà bạn đặt ra ở đoạn trên trong bản thảo này như thế nào. Ngoài ra, bạn cần làm nổi bật nghiên cứu của mình bằng cách so sánh với các công bố gần đây trên cùng một đối tượng nghiên cứu. Các kết luận quan trọng cũng nên được khái quát hóa. Để cho đoạn văn này thêm sinh động, bạn cần hỗ trợ của hình vẽ (figure). Bạn có thể diễn giải các cơ chế, phương pháp hay các số liệu so sánh thông qua hình vẽ này. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng một hình vẽ trong thư gửi tới ban biên tập. Thêm nữa, không nên sử dụng lại các hình vẽ trong bản thảo của bạn cho thư gửi tới ban biên tập nhằm hạn chế sự lặp lại và nhàm chán cho biên tập viên.

Cuối cùng là đoạn văn ngắn tuyên bố rằng tất cả các tác giả đồng ý với nội dung bản thảo, bản thảo tuân thủ các quy định của tập san và chưa được gửi cho tập san nào. Lời cảm ơn đến ban biên tập.

Ngoài ra, có một số tập san yêu cầu bạn gửi danh sách gồm 5 đến 6 người bình duyệt tiềm năng ở cuối thư này. Những người bình duyệt này là các chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu của bạn. Chú ý là những người bình duyệt này không có bất kỳ mối quan hệ hay hợp tác nào với bài nghiên cứu của bạn. Bạn nên đề cập thông tin như tên, học hàm, học vị, cơ quan công tác, địa chỉ cơ quan công tác, địa chỉ email của những người bình duyệt.

Tài liệu tham khảo

Trần Ngọc Quang, INOMAR- ĐHQG-HCM

Scroll to Top