Kinh nghiệm tổ chức Hội thảo Khoa học Quốc tế
Đối với các nhà khoa học việc tham dự hội thảo quốc tế chuyên ngành là một trong những hoạt động khoa học quan trọng và cần thiết. Đặc biệt, hội thảo chuyên ngành quốc tế sẽ giúp các chuyên gia, nhà khoa học, giảng viên, nghiên cứu viên, sinh viên… nắm bắt được xu hướng nghiên cứu hiện tại, đồng thời trao đổi các kinh nghiệm, cơ hội hợp tác với những nhà khoa học đầu ngành trên thế giới. Do đó, việc tổ chức hội thảo quốc tế chuyên ngành thành công sẽ góp phần gia tăng uy tín khoa học của đơn vị tổ chức, tăng cường học thuật và hợp tác quốc tế.
Việc đầu tiên cần xác định khi tổ chức hội thảo là tên hội thảo, đi cùng với đó là những chủ đề chính của hội thảo. Những chủ đề này nên hướng về những lĩnh vực hiện tại được nhiều người trong ngành quan tâm, nghiên cứu, những vấn đề mới nổi. Như vậy, người tham dự sẽ dễ dàng xác định được sự phù hợp và hội thảo sẽ thu hút được nhiều người tham dự. Điều quan trọng thứ hai là chúng ta cần ước lượng được quy mô hội thảo, cụ thể là dự tính số người tham dự, số ngày diễn ra hội thảo để đảm bảo lựa chọn các dịch vụ đi kèm hợp lý nhất. Thời gian diễn ra hội thảo quốc tế thường khoảng 2 – 7 ngày (Trong đó có 1 ngày dành cho technical tour). Thông thường, thời gian để chuẩn bị một hội thảo quốc tế là khoảng một năm hoặc hơn. Thời gian chuẩn bị phụ thuộc vào quy mô của hội thảo. Do đó, rất cần một đội ngũ thư ký và thành viên hỗ trợ nhiệt huyết, năng động xuyên suốt quá trình chuẩn bị của hội thảo (tìm địa điểm, PR hội thảo, liên hệ tìm tài trợ, trả lời email của người tham dự,…).
Về địa điểm tổ chức hội thảo, tiêu chí đầu tiên cần phải quan tâm là địa điểm và không gian phòng họp. Tốt nhất nên chọn nơi tổ chức hội thảo có uy tín có đầy đủ phương tiện tổ chức và thuận tiện đi lại cho khách quốc tế. Do đó địa điểm phù hợp thường là các khách sạn lớn (4 – 5 sao) ở trung tâm thành phố/tỉnh. Tùy theo số lượng người tham dự và thời gian mà chúng ta sẽ chọn loại phòng phù hợp. Số lượng phòng họp bao gồm phòng cho phiên toàn thể (cho plenary/keynote presentation) và phòng cho các session. Không gian phải rộng rãi, thông thoáng, ngoài sảnh phải có khu vực đủ chỗ cho phần trình bày poster và trưng bày sản phẩm của các nhà tài trợ/đơn vị tổ chức. Địa điểm tổ chức hội thảo nên dễ dàng di chuyển từ sân bay và gần các địa điểm tham quan (tốt nhất là khu vực trung tâm thành phố) vì một số khách nước ngoài sẽ muốn tham quan thành phố ngoài thời gian hội thảo.
Một trong những điều tạo nên uy tín của hội thảo, đó là thành viên ban tổ chức, hội đồng khoa học và danh sách các khách mời đặc biệt (Plenary/Keynote speakers). Hội thảo phải được tổ chức bởi các đơn vị có uy tín của quốc gia tổ chức. Ban tổ chức phải là người có năng lực chuyên môn cao và uy tín quốc tế trong lĩnh vực tổ chức hội thảo và có khả năng và kinh nghiệm tổ chức các sự kiện, xử lý vấn đề, như vậy sẽ đảm bảo được hội thảo diễn ra suôn sẻ. Các khách mời hội thảo (plenary/keynote/invited speakers) phải là những giáo sư đầu ngành, có uy tín mới tạo được giá trị và thu hút được nhiều người tham dự cho hội thảo. Thông thường các Plenary/Keynote speakers là các nhà khoa học có tầm ảnh hưởng cao (H-index cao, top 1-2% thế giới theo WoS, Editor-in-Chief của các tạp chí chuyên ngành lớn hoặc là các nhà khoa học ngôi sao mới nổi).
Tính quốc tế của hội thảo được thể hiện thông qua thành phần hội đồng khoa học và số lượng quốc gia tham dự hội thảo. Thông thường hội thảo được cho là quốc tế thì thành phần hội đồng khoa học cũng như người tham dự nên đến từ 15 quốc gia/vùng lãnh thổ trở lên.
Bên cạnh đó, hội thảo quốc tế nên có các số báo đặc biệt (special issues – SI) cũng là điều mà hầu hết người tham dự quan tâm. Mỗi hội thảo quốc tế lớn thường có 2-5 tạp chí ISI uy tín (có hệ số ảnh hưởng cao) chấp nhận đăng chọn lọc một số bài tốt của người tham dự (Đăng bài phải theo quy trình của tạp chí). Việc xin được các SI này thì phụ thuộc vào uy tín của hội thảo và ban tổ chức.
Hội thảo càng lớn thì càng nên đầu tư hệ thống website chuyên nghiệp. Website cần phải thể hiện rõ ràng tên và chủ đề hội thảo, các khách mời (plenary, keynote), địa điểm diễn ra hội thảo, các mốc đặc biệt (hạn nộp abstract, chấp nhận abstract,…). Thông tin về các SIs cũng phải được thể hiện rõ ràng trên website của hội thảo. Website nên có chế độ nộp abstract trực tiếp, như vậy sẽ thuận tiện cho quá trình tổng hợp dữ liệu và sắp xếp chương trình sau này. Website nên thể hiện thông tin về technical tour của hội thảo để người tham dự dễ dàng lựa chọn, từ đó chúng ta chuẩn bị chương trình sẽ kỹ lưỡng hơn. Chương trình hội thảo phải được phác thảo sơ bộ trước và hoàn thiện sớm nhất có thể để công bố lên website hội thảo. Khách tham dự có thể chủ động tìm kiếm mọi thông tin cần thiết trên website, khi mọi thông tin đều rõ ràng thì khả năng mọi người tham dự sẽ càng cao.
Một số hình ảnh hội thảo do Trường ĐHBK tổ chức
Việc PR (quảng bá) hội thảo rất quan trọng, nó giúp thông tin được đến các nhà khoa học quan tâm. Việc PR hội thảo được thực hiện bởi Ban tổ chức, hội đồng khoa học và đội ngũ thư ký. PR hội thảo thông qua các mạng xã hội (facebook, website, email,…) và thông qua network của BTC và hội đồng khoa học. Càng nhiều người biết đến hội thảo thì số người tham dự sẽ càng nhiều vì hầu hết người tham dự hội thảo muốn trao đổi kinh nghiệm và kiến thức với những giáo sư đầu ngành, cũng như cơ hội hợp tác với các đối tác liên quan.
Tìm kiếm nhà tài trợ cho hội thảo là một trong những công việc rất cần thiết, nhằm đảm bảo các nguồn chi cho hội thảo. Nguồn tài trợ cho hội thảo không chỉ được chi cho vấn đề in ấn hoặc phí xuất bản bài báo, mà còn chi cho những khoản như thuê địa điểm tổ chức hội thảo, vé máy bay và khách sạn cho các khách mời đặc biệt (plenary speakers, keynote speakers, invited speakers), chi phí đi lại và chiêu đãi các khách mời đặc biệt, quà tặng cho các khách mời đặc biệt và toàn thể khách tham dự, chi phí thuê chân poster, in ấn (kỷ yếu hội thảo, brochure, băng rôn, tài liệu hội thảo,…), thù lao báo cáo cho các khách mời đặc biệt và thù lao cho ban thư ký, thành viên hỗ trợ hội thảo. Đơn vị tài trợ có thể từ các công ty trong lĩnh vực chuyên ngành của hội thảo, các cơ sở giáo dục, v.v.
Khâu tiếp nhận abstracts và phản hồi kịp lúc các câu hỏi và yêu cầu từ khách tham dự phải luôn được thực hiện kịp thời. Tức là phải đảm bảo có người luôn túc trực email hội thảo. Sau đó, thư ký hội thảo sẽ thống kê danh sách người tham dự và không được sai sót, đặc biệt là tên và mã số abstract vì sẽ liên quan đến việc lập danh sách và làm bảng tên cho khách tham dự. Vào ngày diễn ra hội thảo dự kiến sẽ rất đông vì khách tham dự sẽ đến đăng ký trực tiếp và nhận tài liệu hội thảo, nên việc phân bổ công việc và bố trí hợp lý là rất cần thiết để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra trong các ngày diễn ra hội thảo, BTC luôn túc trực và điều hành các phiên của hội thảo một cách chuyên nghiệp.
Cuối cùng là việc tạo cơ hội cho người tham dự có cơ hội giao lưu, trao đổi chuyên môn thông qua các buổi tiệc giao lưu ăn tối (khai mạc, gala dinner) và technical tour (thường diễn ra sau ngày hội thảo) là một trong các hoạt động cần thiết giúp tạo kết nối thân thiện và trao đổi chuyên môn/văn hoá giữa những người tham dự và giữa khách quốc tế và quốc gia.
Việc tổ chức hội thảo quốc tế đúng chuẩn rất mất thời gian, công sức và kinh phí. Thông thường ít người muốn thực hiện. Tuy nhiên đây lại là một hoạt động khoa học không thể thiếu và mang lại tầm ảnh hưởng và uy tín cho Ban tổ chức cũng như đơn vị tổ chức.
PGS.TS. Bùi Xuân Thành
Trường ĐH Bách Khoa – ĐHQG TPHCM