Nếu việc tổ chức hội thảo tạo cơ hội để các nhà khoa học giao lưu, trình bày các kết quả nghiên cứu, mở rộng kết nối và quan hệ hợp tác trong nghiên cứu và đào tạo, thì việc xuất bản các bài báo thông qua các tạp chí hoặc kỷ yếu hội nghị uy tín đóng vai trò quan trọng trong công bố các kết quả này trên bình diện rộng hơn, vượt ra khỏi khuôn khổ hội thảo. Tiến hành lựa chọn nhà xuất bản uy tín, phù hợp cho hội thảo sẽ góp phần tăng hiệu quả và sự thành công cho hội thảo. Trong bài viết này, thủ tục và quy trình chính cần có để xuất bản các bài báo trên Kỷ yếu IOP Conference Series: Earth and Environmental Science bao gồm các bước sau:

• Chuẩn bị thông tin hội thảo và liên hệ với Nhà xuất bản: Trước khi liên hệ đơn vị xuất bản, cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin như: Tên hội thảo (Theme), thời gian, địa điểm tổ chức, website tiếng Anh cho hội thảo, danh sách ban biên tập (Guest editors) cùng với thông tin liên hệ, số lượng bài báo dự kiến sẽ đăng, số lượng đại biểu dự kiến tham dự,… Thành viên ban biên tập nên lựa chọn một số nhà khoa học, chuyên gia trong và nước ngoài có công bố khoa học tốt. Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thông tin hội thảo, Ban tổ chức liên hệ với NXB IOP và gửi yêu cầu xuất bản theo mẫu đơn online.

• Trao đổi và thương thảo hợp đồng với nhà xuất bản: Sau khi nộp yêu cầu xuất bản, khoảng 1-2 tuần nhà xuất bản sẽ có phản hồi và trao đổi về các yêu cầu xuất bản trên IOP Conference Series, bao gồm việc sử dụng hệ thống Morressier cho quy trình nộp và phản biện bài báo, thời gian BTC hoàn thành xong phản biện và nộp lại các bài bài được chấp nhận cho nhà xuất bản, chi phí xuất bản, thông tin người liên hệ. Sau khi thống nhất các yêu cầu xuất bản, hợp đồng sẽ được ký kết giữa Ban tổ chức và Nhà xuất bản.

• Thông báo nộp bài và quy trình xét duyệt bài báo: Ban tổ chức sẽ thông báo và hướng dẫn nộp bài báo qua hệ thống Morressier cùng với biểu mẫu định dạng bài báo. Sau khi hết hạn nộp bài toàn văn, Ban biên tập tiến hành kiểm tra định dạng bài báo, mức độ trùng lắp của bài báo (tỷ lệ trùng lắp nên nhỏ hơn 30%), và mời phản biện (2 phản biện cho 1 bài báo). Việc nộp bài và trả kết quả phản biện đều được thực hiện trên hệ thống Morressier. Ban biên tập (Guest editors) sẽ chịu trách nhiệm chính về quy trình phản biện, chất lượng bài báo và định dạng của bài báo theo yêu cầu của Nhà xuất bản và NXB IOP chịu trách nhiệm về xuất bản các bài báo đã được Ban biên tập xét duyệt.

• Xuất bản bài báo: Sau khi hoàn thành công tác xét duyệt, Ban biên tập sẽ gửi tập hợp các bài báo đạt chất lượng cho Nhà xuất bản. Ngoài ra, các thông tin khác cũng cần gửi kèm như: Lời mở đầu cho kỷ yếu (Preface); Danh sách ban biên tập (Editor board); Ban cố vấn khoa học (Scientific Committees/ List of reviewers); Quy trình phản biện bài báo (Peer Review Declaration). Sau khoảng 4 – 6 tuần, nhà xuất bản sẽ đăng Kỷ yếu trên website của Nhà xuất bản.

Tổ chức và duy trì sự thành công trong hội thảo khoa học và xuất bản kết quả nghiên cứu là việc cần thiết nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức cho các cơ quan, đơn vị, hoặc trường đại học phụ trách. Các yếu tố quyết định chất lượng tập trung vào nội dung, thời gian, nhân lực, tài chính và sự đóng góp của các bên liên quan. Hoạt động tổ chức hội thảo và quy trình xuất bản bài báo có liên quan chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau. Một hội thảo khoa học được tổ chức chu đáo với nội dung khoa học được cân nhắc kỹ lưỡng, phù hợp, bắt kịp xu hướng nghiên cứu sẽ thu hút được nhiều khách tham dự. Nhưng một quy trình xuất bản bài báo chất lượng, đáng tin cậy sau đó sẽ góp phần duy trì và tăng hiệu quả quảng bá cho hội thảo trong thời gian sau này.