Bộ phận quản lý khoa học của các đơn vị thành viên, trực thuộc tiến hành thẩm tra tính chính xác của hồ sơ đề xuất và hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị của đơn vị gửi về ĐHQG-HCM thông qua Ban KH&CN ít nhất 03 tháng trước ngày dự kiến tổ chức HT Scopus.

Trong thời gian 07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, có dấu đến của ĐHQG-HCM, Ban KH&CN gửi văn bản lấy ý kiến đánh giá mức độ uy tín của HT Scopus và đề xuất mức kinh phí hỗ trợ đối với các đề xuất của đơn vị phù hợp với định mức hỗ trợ quy định tại Mục 5. Các cá nhân/đơn vị được gửi văn bản lấy ý kiến tùy theo nội dung của HT Scopus. Thời gian phản hồi ý kiến nhận xét tối đa là 07 ngày.

Trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được ý kiến nhận xét, Ban KH&CN tổng hợp, lập tờ trình Giám đốc ĐHQG-HCM lấy ý kiến chỉ đạo về việc phê duyệt kinh phí hỗ trợ HT Scopus.

Sau khi Giám đốc ĐHQG-HCM có ý kiến chỉ đạo đối với tờ trình phê duyệt kinh phí hỗ trợ HT Scopus, Ban KH&CN thực hiện thủ tục ban hành các văn bản gửi các đơn vị, gồm:

• Gửi văn bản trả lời kết quả đến đơn vị thành viên hoặc đơn vị trực thuộc trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận được phê duyệt từ Giám đốc ĐHQG-HCM;

• Trong trường hợp kinh phí được hỗ trợ từ nguồn tài trợ của doanh nghiệp, Ban KH&CN gửi văn bản kèm hồ sơ đến Quỹ Phát triển ĐHQG-HCM.